Virkatodistusten ja sukuselvitysten tilaaminen

Virkatodistuksia on kahdentyyppisiä.

1) Perushenkilötiedot sisältävään virkatodistukseen merkitään käyttötarkoituksesta riippuen perushenkilötiedot myös puolisosta ja/tai lapsista ja/tai vanhemmista. Todistuksen saa odottaessa. Postitettavat todistukset pyritään tekemään tilauspäivänä.

2) Sukuselvitysmuotoinen virkatodistus on tietosisällöltään laajempi. Siihen merkitään mm. muuttotiedot ja maininnat puolisosta ja lapsista. Jos henkilöllä ei ole lapsia, todistukseen merkitään vanhemmat ja sisarukset.

Sukuselvitystä tarvitaan yleisimmin perunkirjoitukseen ja muuhun kuolinpesän asioiden hoitoon. Sukuselvitys ei ole sama asia kuin sukututkimus.
Sukuselvitysten toimitusaika on noin 1 viikko.

Sukuselvitykset tehdään kirkon jäsenrekisterin ja kirkonkirjojen pohjalta

Suomen evankelis-luterilaisen kirkon seurakunnat ovat ottaneet käyttöön kirkon yhteisen jäsenrekisterin. Jäsenrekisterissä on seurakunnan jäsenen perhesuhdetiedot (avioliitot, lapset, vanhemmat). Nämä tiedot vastaavat väestötietojärjestelmän tietoja.

Seurakunnat toimivat jäsentensä virallisina väestökirjanpitoviranomaisina 1.10.1999 asti. Sen jälkeen seurakuntien jäsenrekisteriä on pidetty säännöllisesti ajan tasalla väestötietojärjestelmän avulla.

Kirkon yhteinen jäsenrekisteri ei toistaiseksi sisällä kattavasti tietoja vanhoista tapahtumista, vaan nämä tiedot ovat edelleenkin seurakunnan vanhoissa kirkonkirjoissa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että

• perunkirjoitusta varten vainajasta tilataan sukuselvitys siitä seurakunnasta, jossa hän oli jäsen kuollessaan eli ns. viimeisin seurakunta
• viimeisin seurakunta antaa todistuksen, joka kattaa vainajan perhesuhdetiedot aina 1.10.1999 asti
• viimeisen seurakunnan lisäksi vainajasta ei tarvitse tilata erillisiä todistuksia niistä mahdollisista muista seurakunnista, joissa hän on ollut jäsen 1.10.1999 jälkeen
• ajalta ennen 1.10.1999 todistukset vainajasta tilataan taannehtivasti niistä seurakunnista tai muista rekistereistä, joissa vainaja on ollut kirjoilla 15 vuotta täytettyään.

Valtakunnalliset sukuselvitykset (KirDi -pilotointi)

Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymän keskusrekisterissä on aloitettu KirDi -järjestelmän pilotointiprojekti, joka kestää syksyyn 2019 saakka. KirDin avulla laaditaan sukuselvitys (tällä hetkellä vain perunkirjoitusta varten) yhdessä paikassa valtakunnallisesti henkilön koko Suomen ev.lut. kirkon jäsenyyden ajalta (viimeksi Turun ja Kaarinan seurakunnissa jäsenenä olleista). Toistaiseksi vain pieni osa tilauksista käsitellään KirDiä käyttäen. Muiden tilausten osalta menetellään edelleen kuten ennenkin, eli sukuselvitys on tilattava erikseen kaikista seurakunnista. Valtakunnallisen sukuselvityksen tekemisestä sovitaan aina erikseen tilaajan kanssa.

Lisätietoja: keskusrekisterin hoitaja Salla Tenkanen, salla.tenkanen(AT)evl.fi, puh. 040 3417 227

Lakkautettujen seurakuntien jäsentiedot

Jos kyseessä on rajan taakse jäänyt lakkautettu seurakunta, tilaukset tehdään Mikkelin maakunta-arkistoon. Mikäli henkilö ei ole kuulunut seurakuntaan, tilataan sukuselvitys siltä ajalta maistraatista. 

Huom! Mikäli sukuselvityksessä on henkilön kohdalla maininta ‘elää’, hänestä ei tarvita erillistä virkatodistusta.

Virkatodistuksen saa tarvittaessa usealla kielellä

Virkatodistuksia saa suomen- ja ruotsinkielisenä. Tarvittaessa virkatodistuksen saa monikielisellä lomakkeella, jolloin todistuksen saa suomen- ja ruotsinkielen lisäksi englanniksi, saksaksi tai ranskaksi. Sukuselvityksiä saa vain suomen- ja ruotsinkielisinä.

Lisätietoja sukuselvityksistä p. 040 3417 222
Ruotsinkieliset tiedustelut p. 040 3417 229

Virkatodistuksen hinta

Virkatodistuksien hinnat 1.5.2017 lähtien ovat kirkkohallituksen yleiskirjeen ohjeiden mukaisesti seuraavia:

Kirkon yhteisestä jäsentietojärjestelmästä tulostettu todistus:

• Seurakunnan jäsenen yksittäisiä tietoja sisältävä todistus (elää-todistus) on maksuton
• Jos todistukseen kirjoitetaan jäsenen muita tietoja tai aviopuolisoa, lapsia tai muita henkilöitä koskevia tietoja, todistuksesta peritään 9 €

Käsin laadittu todistus:
Todistus on laadittu käsin silloin, kun siihen on haettu tietoa muusta rekisteristä, kuin kirkon yhteisestä jäsentietojärjestelmästä. Tai kun todistus käyttötarkoituksensa vuoksi muutoin edellyttää erikseen laatimista. Tällöin todistuksen hinta on 9 €

Jos todistus pohjautuu kirjamuotoisten kirkonkirjojen tietoihin ja siinä on enemmän tietoa kuin henkilön perustiedot ja yksittäinen muutto-, avioliitto- tai kuolintieto, veloitetaan todistuksesta 30 €. Jos samansisältöisiä todistuksia tilataan samalla kertaa kaksi tai useampia eri käyttötarkoituksiin, veloitetaan ensimmäisestä 30 € ja jokaisesta seuraavasta 9 €. 

Muut maksut:

• Keskusrekisterin hallussa olevan sukuselvitystoisteen kopio on 9 €/sivu
• Maksullisen todistuksen lähettäminen postitse maksaa toimitusmaksun 5,50 €
• Laskun lähettäminen eri osoitteeseen kuin todistus maksaa 5,50 €

Tietyillä viranomaisilla on oikeus saada tiedot maksutta.