Virkatodistusten ja sukuselvitysten tilaaminen

Virkatodistuksia on kahdentyyppisiä.

1) Perushenkilötiedot sisältävään virkatodistukseen merkitään käyttötarkoituksesta riippuen perushenkilötiedot myös puolisosta ja/tai lapsista ja/tai vanhemmista. Todistuksen saa odottaessa. Postitettavat todistukset pyritään tekemään tilauspäivänä.

2) Sukuselvitysmuotoinen virkatodistus on tietosisällöltään laajempi. Siihen merkitään mm. muuttotiedot ja maininnat puolisosta ja lapsista. Jos henkilöllä ei ole lapsia, todistukseen merkitään vanhemmat ja sisarukset.

Sukuselvitystä tarvitaan yleisimmin perunkirjoitukseen ja muuhun kuolinpesän asioiden hoitoon. Sukuselvitys ei ole sama asia kuin sukututkimus. Sukuselvitysten toimitusaika on noin 1 viikko. (Tällä hetkellä toimitusaika on ruuhkautumisen vuoksi pidempi.)

Sukuselvitykset tehdään kirkon jäsenrekisterin ja kirkonkirjojen pohjalta

Suomen evankelis-luterilaisen kirkon seurakunnat ovat ottaneet käyttöön kirkon yhteisen jäsenrekisterin. Jäsenrekisterissä on seurakunnan jäsenen perhesuhdetiedot (avioliitot, lapset, vanhemmat). Nämä tiedot vastaavat väestötietojärjestelmän tietoja.

Seurakunnat toimivat jäsentensä virallisina väestökirjanpitoviranomaisina 1.10.1999 asti. Sen jälkeen seurakuntien jäsenrekisteriä on pidetty säännöllisesti ajan tasalla väestötietojärjestelmän avulla.

Kirkon yhteinen jäsenrekisteri ei toistaiseksi sisällä kattavasti tietoja vanhoista tapahtumista, vaan nämä tiedot ovat edelleenkin seurakunnan vanhoissa kirkonkirjoissa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että

• perunkirjoitusta varten vainajasta tilataan sukuselvitys siitä seurakunnasta, jossa hän oli jäsen kuollessaan eli ns. viimeisin seurakunta
• viimeisin seurakunta antaa todistuksen, joka kattaa vainajan perhesuhdetiedot aina 1.10.1999 asti
• viimeisen seurakunnan lisäksi vainajasta ei tarvitse tilata erillisiä todistuksia niistä mahdollisista muista seurakunnista, joissa hän on ollut jäsen 1.10.1999 jälkeen
• ajalta ennen 1.10.1999 todistukset vainajasta tilataan taannehtivasti niistä seurakunnista tai muista rekistereistä, joissa vainaja on ollut kirjoilla 15 vuotta täytettyään.

Valtakunnalliset sukuselvitykset (KirDi)

Turun alueellisessa keskusrekisterissä on aloitettu KirDi-järjestelmän käyttö. KirDin avulla laaditaan sukuselvitys (tällä hetkellä vain perunkirjoitusta varten) yhdessä paikassa valtakunnallisesti henkilön koko Suomen ev.lut. kirkon jäsenyyden ajalta (viimeksi Turun ja Kaarinan seurakunnissa jäsenenä olleista). Toistaiseksi vain pieni osa tilauksista käsitellään KirDiä käyttäen. Muiden tilausten osalta menetellään edelleen kuten ennenkin, eli sukuselvitys on tilattava erikseen kaikista seurakunnista. Valtakunnallisen sukuselvityksen tekemisestä sovitaan aina erikseen tilaajan kanssa.

Lakkautettujen seurakuntien jäsentiedot

Jos kyseessä on rajan taakse jäänyt lakkautettu seurakunta, tilaukset tehdään Mikkelin maakunta-arkistoon. Mikäli henkilö ei ole kuulunut seurakuntaan, tilataan sukuselvitys siltä ajalta maistraatista. 

Huom! Mikäli sukuselvityksessä on henkilön kohdalla maininta ‘elää’, hänestä ei tarvita erillistä virkatodistusta.

Virkatodistuksen saa tarvittaessa usealla kielellä

Virkatodistuksia saa suomen- ja ruotsinkielisenä. Tarvittaessa virkatodistuksen saa monikielisellä lomakkeella, jolloin todistuksen saa suomen- ja ruotsinkielen lisäksi englanniksi, saksaksi tai ranskaksi. Sukuselvityksiä saa vain suomen- ja ruotsinkielisinä.

Lisätietoja sukuselvityksistä p. 040 3417 222
Ruotsinkieliset tiedustelut p. 040 3417 229

Virkatodistuksen hinta

Virkatodistuksien hinnat 1.1.2020 lähtien ovat kirkkohallituksen yleiskirjeen maksupäätöksen mukaisesti seuraavia:

1. Manuaalisesti laadittavasta todistuksesta:
   a) 9 euroa, jos siihen haetaan tietoa perhelehdistä
   b) 9 euroa, jos siihen haetaan tietoa kirjamuotoisista kirkonkirjoista ja tiedot koskevat todistuksen päähenkilön yksittäistä avioliitto-, muutto- tai kuolintietoa tai kirkollista toimitusta
   c) 30 euroa muusta kuin b)-kohdassa tarkoitetusta kirkonkirjojen tietojen perusteella laaditusta todistuksesta. Jos saman sisältöisiä todistuksia tilataan kaksi tai useampia eri käyttötarkoituksiin, kaikista todistuksista veloitetaan alkuperäisen todistuksen hinta.
    
2. Kirkon yhteisestä jäsentietojärjestelmästä KirDi-toiminnallisuudella laaditusta todistuksesta päähenkilön osalta 45 euroa ja päähenkilöön liittyvästä todistuksesta 9 euroa; jokaisesta henkilöstä laaditaan oma todistus; elossa olevat lapset merkitään kuitenkin vanhempien todistukseen; jos saman sisältöisiä todistuksia tilataan kaksi tai useampia eri käyttötarkoituksiin, niin kaikista todistuksista veloitetaan alkuperäisen todistuksen hinta.
    
3. Kirkon yhteisestä jäsentietojärjestelmästä henkilön oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi tulostettu seurakunnan jäsenen yksittäisiä tietoja koskeva todistus (elää-todistus) 9 euroa.
    
4. Ote kastekirjasta, monikielinen virkatodistus ja englanninkielinen vihkitodistus 9 euroa.
    
5. Sukututkimusta varten laadittavasta todistuksesta 45 euroa. Jos laatimisesta aiheutuu työtä enemmän kuin 30 min., veloitetaan lisämaksuna jokaiselta alkavalta 30 min. jaksolta 20 euroa.
    
6. Tieteelliseen tutkimukseen annettavasta todistuksesta 45 euroa. Jos laatimisesta aiheutuu työtä enemmän kuin 30 min., veloitetaan lisämaksuna jokaiselta alkavalta 30 min. jaksolta 20 euroa.
    
7. Kirkonkirjojen tietoihin perustuvan, aiemmin laaditun todistuksen kopio 9 euroa.
    
8. Digitoitujen kirkonkirjojen kuvatiedostojen kopioimisesta aiheutuva työ 45 euroa. Jos kopioimisesta aiheutuu työtä enemmän kuin 30 min., veloitetaan lisämaksuna jokaiselta alkavalta 30 min. jaksolta 20 euroa. Lisäksi veloitetaan kirkonkirjoihin perustuvan aineiston kopiosta 9 euroa kuvalta.

Maksuttomat todistukset

Maksuttomia todistuksia ovat todistus avioliiton esteiden tutkinnasta sekä muut lain mukaan maksuttomasti annettavat todistukset.

Muut maksut

Todistuksesta peritään käsittelymaksua 5,50 euroa, joka sisältää myös laskutuksen. Jos todistus noudetaan ja maksetaan samalla, siitä ei peritä käsittelymaksua. Kohdan 2) KirDi-todistuksista ja 5) sukututkimuksista peritään aina käsittelymaksu.

Jos lasku lähetetään asiakkaan pyynnöstä eri osoitteeseen kuin todistus, veloitetaan sekä laskutuksesta että todistuksen toimituksesta 5,50 euroa. Postiennakolla lähetettävästä todistuksesta peritään postiennakkomaksu. Todistuksen lähettämisestä ulkomaille peritään lisäksi posti- ja pankkipalvelumaksut. Maksukehotuksesta veloitetaan 5 euroa. Uutta maksupäätöstä sovelletaan sen voimaantulon (1.1.2020) jälkeen vireille tulleisiin todistuspyyntöihin.